22788770

Als processen ingewikkeld worden

Thu, 06 Nov 2025 12:07:33 GMT

Het begint klein en eindigt in een proces dat niemand meer overziet

Herken je dit ook in jouw eigen organisatie?

In veel organisaties willen mensen gewoon hun werk goed doen. De intentie is er. De kennis ook. Maar toch ontstaat er gedoe. Stukjes informatie staan op meerdere plekken. Taken bestaan uit te veel handelingen. Er ontstaan uitzonderingen die later weer nieuwe uitzonderingen vragen. Het gevolg is dat snelheid verdwijnt, werkdruk stijgt en iedereen voelt dat het makkelijker zou moeten kunnen.

Bij bedrijven hier in de Achterhoek, of het nu productie, logistiek of MKB dienstverlening is, zie ik dat dit niet ontstaat door onwil. Het ontstaat omdat werk in de loop van de jaren steeds verder is aangegroeid. Nieuwe eisen. Kleine fixes. Systeemwisselingen. Workarounds die later de normale manier van werken zijn geworden. Zo groeit een proces langzaam van logisch naar log.

Je ziet dat terug in zaken als:

Wachttijd tussen taken
Overdrachtsmomenten tussen teams
Handmatige correcties die blijven terugkomen
Stappen waarvan niemand meer weet waarom ze bestaan

De dagelijkse realiteit wint het dan van de oorspronkelijke bedoeling.

Echte verbetering begint pas als je opnieuw kijkt naar het werk zoals het vandaag gebeurt. Welke stap voegt waarde toe. Welke stap is alleen nog historisch. Welke informatie kan simpeler. Vaak blijkt dat er verrassend veel weg kan. Niet door harder te werken, maar door lichter te organiseren.

Dat is wat ik doe. Slimmer werken door complexiteit te versimpelen. Zodat snelheid terugkomt, kwaliteit stijgt en mensen met meer rust door hun dag gaan.

Wil je dat eens onderzoeken in jouw organisatie? Een kwartier bellen kan al genoeg zijn om te zien waar de echte winst zit.

Agile & Lean, gaat dat samen?

Wed, 09 Feb 2022 16:18:04 GMT

Waarschijnlijk heb je van beide gehoord of pas je het toe in je werksituatie maar hoe combineer je deze methodieken en zorg je dat je goud in handen hebt?

Twee methodieken: het Agile werken, of mooi gezegd de Agile Way of Working, en Lean. Agile draait om wendbaarheid en Lean om gewoon datgeen te doen wat waarde oplevert met daarbij zo min mogelijk verspilling. Maar hoe combineer je beide? En... is het wel te combineren?

Uiteraard zou deze blog er niet zijn als het antwoord volmondig ja! is. Als je ook naar de principes die aan beide methodieken ten grondslag liggen kijkt, dan zie je dat een gedeelte van de principes hetzelfde zijn of een overlap hebben.

Beide methodieken willen namelijk in een bepaalde cadans/ritme, resultaten opleveren die daadwerkelijke toegevoegde waarde laat zien en wel voor je klant. Er zijn nog wat andere principes maar deze 3 elementen vind ikzelf super belangrijk en laten voor mij de kern van beide methodieken ook zien.

Je begint altijd met het bepalen van je (interne) klant. Ze zeggen trouwens dat je eigenlijk niet naar je interne klant moet kijken maar de echte klant, diegene die betaalt dus. Klopt ook wel, echter is dit voor interne processen en medewerkers op de werkvloer vaak iets te abstract omdat er nog andere processen volgen tussen hetgeen zij opleveren en de klant uiteindelijk afneemt. Daarom, kijk wie de eerstvolgende is in je proces. Waarschijnlijk dus een andere afdeling dus een interne klant. Mooi. Als je op dit punt bent beland: grote winst. Stem nog wel even af met je collega’s. Zien jullie dezelfde afdeling of personen als klant of zit hier nog verschil is. Het klinkt simpel maar deze eerste stap wordt soms niet gezet zodat je later niet kan toetsen of datgeen wat je maakt of levert voldoet in de ogen van je klant.

Volgende stap, de waarde opleveren voor je klant. Ga hiervoor het gesprek aan. Wat wil diegene en voldoet datgeen je maakt of levert aan de verwachtingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het op tijd leveren; met de juiste kwaliteit, in 1 keer goed, en niet te weinig maar ook niet teveel. Eigenlijk heel precies een plaatje hebben van hetgeen je klant blij maakt. Kortom, bespreek dit met elkaar goed om teleurstellingen te voorkomen.

Ik zei het al, op tijd leveren. Wat is dat dan? Nou, niet te laat natuurlijk, maar te vroeg zou ook een probleem kunnen zijn. Ik heb een keer een verhaal gehoord dat een bedrijf zo goed ging leveren (lees snel) dat de klant hier ontevreden van werd. Ze konden de leveringen gewoon niet aan en er ontstonden grote voorraden aan hun kant. Dus, stem af wat de klant wil, maar wees ook realistisch of je dat zelf kan realiseren. Is je proces robuust genoeg, gaat het altijd goed of zit er soms iets tegen wat de snelheid eruit haalt. En wat kan je op zo’n moment nog doen om te versnellen. Goed dus om helder te zijn over verwachtingen naar elkaar en je inspanning hiervoor.

Kijk en dan begint het spel pas. Want nu ga je produceren of leveren en loop je tegen tal van problemen aan. En dat is bij de werkwijze van Agile zo, maar ook in een productieproces in een fabriek. Is echt niet anders. De kracht van een bedrijf of organisatie is hoe snel je leert van je problemen. Durf je eerlijk naar je eigen performance en processen te kijken? Durf je het gesprek met elkaar aan te gaan wat er goed ging maar ook wat niet? Heb je een goed team wat elkaar uitdaagt om de volgende keer het beter te doen dan deze keer?

Om te kunnen verbeteren geef ik altijd 2 belangrijke uitgangspunten:

Hou het klein: begin met kleine verbeteringen door te voeren (maar maak ze wel concreet)
Start gewoon: niet te lang nadenken en analyseren, maar start en bekijk het effect van je verbetering

Het mooie van Agile werken is dat het continue verbeteren en daarmee het groeien als team zo verweven zit in de methodiek. Zo heb je aan het eind van elke sprint een Retrospective . Dit is een moment waar je als teams echt even bewust stilstaat bij alles wat goed is gegaan en wat verbetering verdient. Als je zo'n Retrospective goed uitvoert en als Scrum Master goed begeleidt, ontstaat er een basis bij het team om te groeien en beter te worden. Hierdoor wordt het team sneller, betrouwbaarder en gaat de interne motivatie omhoog. En uiteindelijk, komt dit dus allemaal ten goede aan de producten en diensten die je oplevert aan je klant.

Tijdens het schrijven van deze blog besef ik dat ik je nog veel meer wil vertellen over verbeteren en hoe je dat in een Agile wereld kan doen. Voor mij een stimulans om snel mijn volgende blog voor je te gaan schrijven. Ik hoop dat je er dan ook weer bent. Tot dan.

Blackbelt Consultancy gestart!

Mon, 17 May 2021 13:55:36 GMT

Yes! We zijn gestart en heel blij! Met Blackbelt Consultancy willen we er zijn voor jou!

Het was een mooie dag. Niet te warm en niet te koud. Ergens in het voorjaar van 2021 en er hing iets in de lucht..

Donderdag 6 mei om precies te zijn. De dag dat er ergens op het terrein van de mooie Van Nelle Fabriek in Rotterdam een heel lief geluidje te horen was. Het was het geluid van een gloednieuw bedrijf namelijk... Blackbelt Consultancy!

Het is de nieuwe onderneming van oprichter en Lean Six Sigma Black Belt Pascal Schrama. Het bedrijf focust zich op bedrijven die problemen ervaren met één of meer van hun processen en daar een effectieve en duurzame oplossing voor zoeken.

Pascal Schrama legt uit

'Soms kan een proces ineens vastlopen in performance. Waar het proces jaren goed presteerde en klanten tevreden waren met de diensten of producten van je bedrijf, kan van de één op de andere dag de klant ontevreden zijn'.

Waar kan dat aan liggen dan, en waarom ziet het bedrijf dan zelf niet waar het mis gaat?

'Dat is nou juist het punt. Omdat veranderen vaak geleidelijk aan gaan of de marges tot op heden groot genoeg waren om zwakke plekken in het proces te verbergen, is het op het moment dat de marges kleiner worden of de eisen van een klant groter, soms niet helder wat er in je proces niet goed gaat. Daarom is naar data kijken zo belangrijk. Dat zegt zo ontzettend veel'.

Ja, want binnen jullie aanpak gebruiken jullie o.a. Lean en Six Sigma toch? En Six Sigma houdt zich met data bezig?

'Klopt! Lean en Six Sigma worden vaak in één adem gebruikt. Lean houdt zich heel erg bezig met het inzichtelijk maken van verspillingen in een proces en kan deze ook wegnemen. Zodoende blijven de waarde toevoegende activiteiten van een proces over en wordt ook de doorlooptijd korter. Vaak al in verbazend korte tijd! Six Sigma is een aanvulling hierop. Met behulp van data wordt gekeken hoe stabiel een proces is. Want een variatie is er altijd '

Kan je een voorbeeld geven?

'Zeker. Stel dat je plastic plaatjes maakt voor een klant en deze klant wil dat de plaatjes 10 cm lang, 5 cm breed en 3mm dik zijn. Nou, die 10 cm lang haalt je dus in principe nooit. Dat is een gemiddelde. Dus de ene keer is het plaatje 10,001 cm lang, de andere keer 9,995 cm lang, etc. Gemiddeld zal het rond de 10 uitkomen maar (hopelijk) wel tussen de grenzen die de klant van te voren aangeeft. Stel nu dat je nou een tijd merkt dat er klachten komen dat het plastic plaatje soms iets te kort is. Dan vraag je je af hoe dat komt. Je gaat de productieafdeling op, zegt tegen de mensen dat ze er vooral op moeten letten het plaatje niet te kort te maken, misschien nog wat extra controles instellen, etc. Best herkenbaar toch? Nee! Variatie is van alle tijd. Je wil juist weten of die variatie te groot is. En dan ga je aan de slag om uit te zoeken wat de reden hiervan is om hier snel een oplossing voor te vinden. Dat doet Six Sigma dus. En weet je wat het mooie is? Zo'n traject kan super snel resultaat opleveren.'

Je zegt snel, kan je iets concreter zijn?

'Als je proces niet in orde is kan je met een traject van zeg 3 maanden het proces weer op de rit krijgen. Het proces levert weer op wat de klant verwacht. Geen klachten meer. Geen fouten en herstelwerk meer. Geen overwerk meer om orders alsnog op tijd de deur uit te krijgen. Ontzettend veel vermindering van gezeur en onnodige kosten. De investering voor dit traject verdient zich heel snel terug. Als je proces echter reeds stabiel is, maar ineens wijkt het af. Dan kan het zijn dat er een instelling of verandering heeft plaatsgevonden waar je niet van weet of waar je niet van had verwacht dat dit zo'n groot effect op het eindproduct zou hebben. In zo'n geval, kan de oplossing binnen enkele dagen of hooguit een paar wegen gevonden en gestart zijn.'

Hoe is jullie aanpak bij Blackbelt Consultancy?

'Dat is heel simpel. Als we een opdracht krijgen omdat er een proces niet goed draait, gaan we eerst bij het proces kijken. Hoe verloopt het proces, wat valt ons op. We zullen ook wat data verzamelen om een eerste scan te maken van de huidige performance van het proces. Vanuit deze data, en in overleg met de opdrachtgever, komen we tot een verbeterdoelstelling voor het proces. Wat wordt ons doel waar we - minimaal! - op uit willen komen als we klaar zijn. Vervolgens gaan we aan de slag en komen we op vaste moment terug bij de opdrachtgever om onze resultaten te delen en af te stemmen of we verder gaan'

De opdrachtgever wordt dus steeds geïnformeerd en heeft gedurende het traject beslismomenten of hij door wilt gaan?

'Klopt! Dit maakt het gehele traject zo transparant en doelgericht. Tussentijds steeds met elkaar de resultaten bespreken en groen licht geven om door te kunnen naar de volgende stap. En uiteraard is dat oplossingen vinden, doorvoeren en borgen (zodat de oplossing duurzaam wordt en dus blijvend is)'.

Waar kunnen bedrijven terecht als ze meer willen weten over jullie aanpak?

'Dat kan op deze website. Hierop staat onze aanpak uitgebreid beschreven en ook wie wij zijn en wat wij belangrijk vinden in het contact met bedrijven. Uiteraard zijn we ook rechtstreeks bereikbaar: contact@blackbeltconsultancy.nl of telefoonnummer 010-3119612 .